Vom Upload bis zur revisionssicheren Ablage – durchsuchbar und mit Ihrem ERP verknüpft
Das integrierte Dokumentenmanagementsystem ergänzt Ihre anderen Module: Sie laden Unterlagen ein, strukturieren sie mit Typen und Kategorien und finden Inhalte per Volltextsuche – auch aus gescannten PDFs und Bildern dank OCR.
Die wichtigsten Funktionen der Dokumentenverwaltung im System
Hochladen per Drag & Drop oder Dateiauswahl mit Metadaten wie Dokumenttyp, hierarchischer Kategorie, Datum, Beschreibung und Tags. Über ein Dashboard sehen Sie u. a. Dokumentanzahl, Speicherverbrauch und Verteilung nach Typ sowie den Stand der OCR-Verarbeitung. Doppeluploads können per Datei-Hash erkannt werden.
Inhalte aus PDF (Text und Scan), Bildern und gängigen Office-Formaten werden für die Suche aufbereitet. Die Volltextsuche durchsucht Titel, OCR-Text, Beschreibung, Tags und Kategorien; in der Detailansicht helfen Hinweise auf ähnliche Dokumente.
Dokumente lassen sich mit Kunden, Lieferanten, Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie u. a. Produkten, Domains oder SEO-Projekten verknüpfen. In einer gemeinsamen Übersicht erscheinen zudem PDFs aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen – neben klassischen DMS-Unterlagen, filterbar nach Quelle.
Neue Versionen ersetzen ältere nachvollziehbar; archivierte Bestände können separat gefiltert werden. Für mehrere Dokumente stehen Stapelaktionen bereit. Zusätzlich lassen sich u. a. dokumenttypbezogene Aufbewahrungsfristen abbilden. PDFs können bei Bedarf zur Weiterbearbeitung als Lieferantenrechnung übernommen werden.
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